Per poter ottenere dati desunti da atti pregressi e cioè archiviati, è necessario presentare domanda scritta e motivata; naturalmente non sarà sufficiente una motivazione qualsiasi, ma è indispensabile che si tratti di una motivazione "giuridicamente tutelata" così come prevede l'art. 22, comma 1, lett. b) della legge n. 241/90 in materia di diritto di accesso agli atti della pubblica amministrazione.

Questo significa che la richiesta di accesso agli atti anagrafici (ricerca storica) finalizzata, genericamente, alla ricostruzione dell'albero genealogico deve essere respinta per mancanza di motivazione giuridicamente tutelata!

Se, al contrario, la ricostruzione dell'albero genealogico è finalizzata ad ottenere il riconoscimento di un diritto, di un beneficio di legge, a sostenere proprie ragioni in giudizio, ecc. allora la motivazione sussiste e la domanda può essere accolta (occorre verificare e decidere di volta in volta).

La legge 8.6.1962, n. 604, nell'allegato tab. D, stabilisce, al punto 6-bis, che il richiedente deve pagare per i certificati e attestati redatti a mano (significa: non estratti da sistema informatizzato), con ricerca d'archivio, rilasciati anche per la determinazione dell'albero genealogico, euro 5,16 (le vecchie 10.000 lire) per ogni nominativo contenuto nel certificato, oltre alla marca da bollo se dovuta (è il caso della ricostruzione dell'albero genealogico che non è un uso esente da bollo!!!).

Es. certificato storico con ricerca d'archivio che contiene 10 nominativi: costo: euro 14,62 per marca da bollo (a favore dello Stato), più euro 51,60 (5,16 X 10) per diritti di segreteria (a favore del comune).

Queste disposizioni sono state dettate proprio al fine di evitare che i notevolissimi costi che la pubblica amministrazione deve sostenere per attività di ricerca manuale su richiesta e nell'interesse di un singolo, debbano poi essere pagati da tutta la collettività; evidentemente non sarebbe giusto!

L'ufficiale d'anagrafe può legittimamente rifiutare di effettuare ricerche non legate a nominativi o dati precisi forniti dal richiedente;

Esempio: il cittadino non può pretendere che l'ufficiale d'anagrafe cerchi gli eredi di una persona o segua la linea retta o collaterale alla ricerca dell'ascendenza o della discendenza. Questo non è affatto compito dell'ufficiale d'anagrafe! nella maniera più assoluta! anche perchè si assumerebbe una responsabilità che non gli compete e che non potrebbe mai assumersi con certezza! Al contrario, l'ufficiale d'anagrafe, se la richiesta risulterà legittima, dovrà limitarsi a cercare lo stato di famiglia e/o le schede individuali della persona o delle persone indicate chiaramente dal richiedente e certificarne i dati desunti dagli stessi o, al massimo, da quelli collegati in sede di archiviazione. Inoltre, l'unica modalità legittima con cui si possono fornire tali dati è quella del certificato o dell'attestato. Caso mai sarà poi il cittadino, tramite i dati riportati sul o sui certificati storici, ad effettuare i collegamenti parentali al fine di ricostruire la sua ascendenza.